Si alguna vez organizaste un acontecimiento, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una evento no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en consideración para que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este tema. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato de la evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en online, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el objetivo del convivio.

2. Preste suficiente consideración a la planificación

El proyecto debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena pensar en una reserva en caso de situaciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea fascinar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría brindar la alternativa de acudir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta fascinar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más comunes. Esto es exactamente lo que crea la sensación de un acontecimiento.

5. Verifique la sede y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, podría pasar que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy fundamental distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la fase de planificación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un evento. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la convivio para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea breve y que transmita con exactitud la read the full info here idea del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o interrogantes y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona de acuerdo con lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es acerca de cómo fueron tratados además la entorno, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los presentes sobresalientes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del fiesta, permita que cada integrante del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto crucial para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los asistentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a evitar imprevistos en el futuro y a progresar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de un fiesta. Esto será útil si su fiesta se celebra de nuevo.

Cualquiera que sea el convivio que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un éxito!